Hemos comentado en más de una ocasión que a la hora de sacar proyectos adelante uno de los factores claves de éxito es contar con un equipo comprometido, cuyas competencias estén perfectamente definidad, dirigido adecuadamente. Los equipos están formados por personas que lanzan y reciben mensajes permanentemente.
Por tanto, hay comunicación. Hay emisor, receptor y mensaje. Los elementos mínimos para que se produzca el intercambio de ideas… ¿O no? ¿Por qué en muchos proyectos, algo tan sencillo, se vuelve tan complicado? «… me dijiste… entendí… lo que quería decir era… yo he hecho lo que me pediste…».
Y es que para que se produzca comunicación, falta, en esa pequeña receta, un ingrediente: el «código».
En los proyectos en los que interviene una mejora de un sistema de información, se da más a menudo de lo que sería deseable una situación de desincronización de códigos entre los usuarios y el área de sistemas de información. Son, en muchas ocasiones, entornos diferentes que usan un «código» diferente:
- El usuario sabe de negocio
- El usuario no sabe especificar en el lenguaje que requiere el área de sistemas
- El usuario no entiende los plazos y complicaciones que supone poner un sistema en marcha
- El usuario todo lo quiere arreglar con un «botón» o con un «campo»
- El área de sistemas necesita una especificación clara
- El área de sistemas basa su éxito en la desviación entre lo solicitado y lo entregado, no en lo que el usuario realmente necesita.
- El área de sistemas tiene que manejar a múltiples usuarios que piden cosas cambiantes.
Para complicarlo más, como los plazos de los proyectos son largos, entre lo que se pidió y lo que se entrega suelen pasar meses en los que el negocio ha cambiado y, por tanto, también las necesidades del usuario…
Áreas diferentes, lenguaje diferente, intereses diferentes…
¿Mi consejo? ¡Un mediador!
El mediador recibe muchos nombres según las organizaciones: analista funcional, punto de contacto entre SSII y áreas usuarias, «Integrador de Negocio» (esta última es la que más me gusta). El mediador puede estar jerárquicamente dependiendo del área usuaria, del área de sistemas o puede ser externo. El medidado conoce ambos mundos porque ha trabajado en ambos mundos. Por tanto, es un «traductor simultáneo».
Recibe las especificaciones de los usuarios. Las procesa. Las entiende. Cuando el usuario le pide un «botón» o un «campo», el Integrador de Negocio le contesta: «no me pidas la solución: cuéntame el problema». Analizándolo, puede llegar a la conclusión de que lo que el usuario necesita es un cambio de proceso o una formación. Por tanto, debe ser capaz de parar peticiones a SSII. Debe saber decir que «no» al usuario. Y si finalmente debe pasar una especificación, la hará ene l lenguaje que SSII necesita para poder trabajar. Y si además hace de PMO, fantástico.
¿Os suena familiar esta situación en vuestras organizaciones?
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