El Cuadro de Mando es una presentación visual de la información más importante necesaria para alcanzar los objetivos/metas de una organización, dispuestos en una sola página (o pantalla) de forma que la información se entienda y procese de un sólo vistazo. Se trata, por tanto, de simplificar la información relevante de gestión de modo que esta sea fácilmente asimilable. El objeto de su diseño (https://www.perceptualedge.com/articles/Whitepapers/Common_Pitfalls.pdf) será transmitir la marcha de la organización de manera muy rápida y sencilla, destacando aquellas áreas en las que el desempeño no esté en línea con lo esperado, para que el gestor se centre en estas, obviando las que evolucionan satisfactoriamente y, por tanto, no requieran de su atención (principio de la gestión por «excepción»)
En Cuadro de Mando no es un fin en si mismo, sino un instrumento de la dirección para lograr el éxito empresarial. Resultará que es, por tanto,
- Un sistema para medir (los resultados de la empresa, la tendencia, el cumplimiento de objetivos…)
- Un soporte para la toma de decisiones, al proveer una mejor información del desempeño de los indicadores clave seleccionados
- Una herramienta de gestión que hace llegar la información relevante a los responsables de forma periódica.
Como mencionamos, el Cuadro de Mando es para tomar decisiones. Si no se consigue tomar decisiones con la información presentada, no es cuadro de mando.
Un buen Cuadro de Mando deberá seguir cinco principios básicos:
- Suministra información relevante, reciente, fiable, rentable y sintética
- Es un documento periódico que analiza variables de gestión al nivel correspondiente
- Tiene un concepto piramidal de la información: en los niveles más altos de la estructura organizativa será más sintética (pero abarcando mas aspectos) mientas que en niveles más operativos la información será mucho más prolija pero de menos aspectos
- Su presentación ha de ser normalizada y suministrada por una única fuente para evitar problemas de interpretación
- Es bidireccional: compara resultados (de la operación a la estrategia) con objetivos (de la estrategia a la operación).
En una organización mediadamente compleja existirán varios niveles de Cuadro de Mando. Usualmente tendremos:
- El Corporativo, que proporciona de forma sintética al más alto nivel decisorio, la visión global de la marcha del negocio.
- Por debajo de este existirá el Operativo, a nivel de dirección de Unidad de Negocio, con un mayor nivel de detalle que el anterior pero centrado exclusivamente en cada una de esas Unidades de Negocio.
- Por último, nos encontramos el Cuadro de Mando de Departamento, que afecta a las unidades de gestión de la empresa, de forma amplia.
El ideal, como hemos mencionado, es que el Cuadro de Mando sea una única página o pantalla en la que los indicadores claves del negocio (KPI = Key Performance Indicators) para cada nivel estén reflejados, indicando además su tendencia y su situación respecto al objetivo. Usualmente esto se hace con representación gráfica (símbolos, líneas de tendencia, etc.) ya que facilitan la comprensión inmediata por parte del receptor, primando esta sobre el dato. Un buen Cuadro de Mando permite gestionar por excepción, es decir, las alertas del mismo provocan que la gestión se centre en aquellos aspectos claves que no evolucionan favorablemente y comprometen el éxito, prestando mucha menos atención a los que están en línea o por encima del presupuesto.
Es clave la elección de unos KPI adecuados, que puedan ser obtenidos fácilmente en términos de coste, rapidez y fiabilidad y que cuenten como se va a conseguir el objetivo. Por ejemplo, “ventas” es un objetivo pero “número de visitas realizadas por los comerciales” es un KPI que nos habla del proceso de ventas: si número de visitas está dentro de lo presupuestado, podremos alcanzar nuestro objetivo de ventas. Medir el objetivo y no el KPI tiene el problema de que nos damos cuenta de que no lo hemos cumplido cuando ya es demasiado tarde; un buen KPI tiene carácter anticipador del resultado por lo que es conveniente monitorizarlo en el Cuadro de Mando
En ON Soluciones somos especialistas en el diseño y construcción de cuadros de mando (https://onsoluciones.com/index.php?option=com_content&view=article&id=106&Itemid=528&lang=es#Cuadro de Mando)
David Rodríguez Francisco
ON Soluciones
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