Ya nos toca pedir las ofertas. Tenemos preseleccionados a los candidatos, tenemos los requistos, … lo tenemos todo!. Ya sólo nos queda lanzarnos al ruedo.

Si tengo que daros alguna recomendación es que el proceso lo hagáis muy muy formal:

  • Carta para invitar a participar en el proceso
  • Reglas del juego muy claras
  • Plazos muy bien definidos.

Cuando hablo de las reglas del juego, me refiero a que lo que se pide debe quedar meridianamente claro. Incluso, por qué no, indicando un volumen máximo de folios por documento pedido. Por ejemplo:

  • Resumen ejecutivo. Máximo 2 folios.
  • Respuesta a la matriz de requisitos. Contestar en el propio documento de la matriz, en la casilla dispuesta a tal efecto.
  • Otros elementos adicionales: mejoras pensadas por el proveedor; gama de servicios; cuadro de mando; acuerdos de niveles de servicio propuestos por el proveedor, …

Cada una de estas peticiones debe estar perfectamente definida. También debe estar definido el soporte (papel, fichero, word/pdf, …) como el medio (en mano, CD, Pen drive, por correo, …).

Respecto a los plazos, recomiendo:Fecha clara de envío de la petición de ofertas o RFP

  • Fecha clara límite para petición de aclaraciones
  • Fecha clara de respuesta de aclaraciones
  • Fecha (y hora) clara de recepción de respuestas.
  • Fecha de comunicación de resultados.

Vuestros proveedores agradecerán esta claridad y profesionalidad en el proceso.

Que paséis buen verano…

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